Une note de service est utile pour

Une note de service est utile pour faire passer des messages liés aux consignes ou au mode d'organisation. Mais pour que ce document soit lu et retenu, il faut en peaufiner le fond et la forme. En employant le ton juste !
1. Privilégiez les éléments concrets
Une consigne écrite ne doit pas laisser de place à l'interprétation. Par exemple, il ne s'agit pas de mentionner un « fonctionnement pour le moins étonnant », il faut le décrire précisément. De même, inutile d'évoquer les « différents points faibles » de l'organisation d'une unité de production ; il convient de les lister de manière exhaustive. A ce titre, évitez de dire que « les points faibles ne sont pas niés par le fabricant ». Préférez la formule : « Le fabricant les a reconnus. »
2. Focalisez-vous sur l'essentiel
Quel que soit l'objet de la note, certaines informations de base s'imposent. Ainsi il faut vérifier que le document répond sans confusion possible aux questions suivantes : Qui ? Quoi ? Comment ? Combien ? Où ? Quand ? Par exemple, on ne dira pas : « La livraison dont nous avons parlé », mais : « La livraison du prototype X75. » Pour la date de livraison, on ne mentionnera pas « le 15 courant » ou « dans les meilleurs délais » mais : « Le 25 mars 2005 au plus tard. »
3. Restez informatif
Une note de service ou un mémo n'ont pas une fonction littéraire ! Il s'agit de donner du sens. Par conséquent, évitez les verbes « vides ». Ainsi il vaut mieux écrire « acheter » plutôt que « procéder à un achat » ou « éliminer » plutôt que « faire l'objet d'une mise au rebut ». De plus, limitez l'utilisation d'adverbes et évitez les redondances, de manière à alléger les phrases au maximum. Exemple : « Comme convenu (précédemment), dans les quatre ans (à venir), il faudra avoir (complètement) achevé ce projet auquel nous avons (ensemble) collaboré (dans un engagement réciproque de part et d'autre). (De plus) j'ajouterais... »
4. Privilégiez les phrases courtes
C'est un fait établi : au-delà de 30 mots, une phrase n'est plus facilement compréhensible. D'où la nécessité de privilégier la concision, ce qui ne veut pas dire être expéditif. Par exemple, pour qu'un collaborateur soit bien informé, il vaut mieux écrire : « La production de votre atelier sera contrôlée afin d'obtenir l'agrément du service qualité » plutôt que : « Vous allez subir un contrôle pour être agréé. » Trop floue, une phrase peut en effet poser plus de questions qu'elle donne de réponses.
5. Ayez conscience de l'impact du document
La vocation d'une note de service est d'informer à un moment donné, mais n'oubliez pas que, même des années plus tard, elle peut servir à étayer un dossier ou être produite dans une affaire de contentieux. Elle a donc valeur de trace. En la rédigeant, pensez au destinataire, mais également à un éventuel tiers qui pourrait ressortir votre note de service un jour ou l'autre...
Check-list réalisée avec Mireille Brahic, animatrice de formations en communication et en organisation du travail, auteur de « Mieux rédiger vos écrits professionnels » (Editions d'Organisation).
Imprimer
Vous lisez un article de L'Usine Nouvelle

Kết quả (Việt) 1:

Một bản ghi nhớ là hữu ích để vượt qua tin nhắn liên quan đến hướng dẫn hoặc các chế độ của tổ chức. Nhưng mà tài liệu này được đọc và chấp nhận, chúng tôi cần để tinh chỉnh các chất và các hình thức. Sử dụng giai điệu!1 chọn các yếu tố cụ thểMột khoản tiền gửi văn không nên rời khỏi chỗ cho giải thích. Ví dụ, nó là không để đề cập đến 'hoạt động cho ít nhất là đáng ngạc nhiên', cần phải mô tả chính xác. Tương tự như vậy, không cần phải đề cập đến "nhược điểm" của tổ chức của một đơn vị sản xuất; Nó sẽ liệt kê chúng exhaustively. Như vậy, tránh để nói rằng ' điểm yếu không bị từ chối bởi các nhà sản xuất. Thích công thức: "các nhà sản xuất công nhận chúng."2 tập trung vào tinhMục đích bất cứ điều gì đáng chú ý, một số thông tin cơ bản cần thiết. Vì vậy hãy kiểm tra tài liệu đó đáp ứng mà không có bất kỳ sự nhầm lẫn có thể trong các câu hỏi sau: ai? Cái gì? Làm thế nào? Bao nhiêu? Ở đâu? Khi? Ví dụ, không nói: 'Giao hàng chúng tôi nói chuyện', nhưng: "Việc phân phối của mẫu thiết kế X 75." Đến ngày giao hàng, bao gồm chỉ "với 15 hiện tại" hoặc "càng sớm càng tốt" nhưng: "ngày 25 tháng 3 năm 2005 tại mới nhất."3 nghỉ khách sạn thông tinMột bản ghi nhớ hoặc ghi nhớ là không một chức năng văn học! Điều này là để cung cấp cho hướng. Vì vậy, để tránh các động từ "trống rỗng" Do đó, nó là giá trị tốt hơn viết 'mua' thay vì 'quyết định mua hàng' hoặc 'bỏ' thay vì ' là một Cập Nhật bị loại bỏ. Ngoài ra, hạn chế việc sử dụng của trạng từ và tránh trùng lắp, để giảm các câu tối đa. Ví dụ: "như đồng ý (trên), trong bốn năm (đến), phải (hoàn toàn) hoàn thành dự án này, chúng tôi (với nhau) làm việc (trong một tình cam kết và khác). (Nhiều) tôi sẽ thêm... »4 sử dụng câu ngắnNó là một thực tế: ngoài 30 từ, cụm từ một là dễ hiểu dễ dàng hơn. Vì thế sự cần thiết để tập trung vào conciseness, có nghĩa là được nhanh chóng. Ví dụ, cho một cộng tác viên cũng được thông báo, nó là tốt hơn để viết: "việc sản xuất của hội thảo của bạn sẽ được kiểm soát để có được sự chấp thuận của các dịch vụ chất lượng" thay vì: "Bạn sẽ được kiểm tra để được chấp nhận." Quá mờ, một câu có thể thực sự đặt ra câu hỏi nhiều hơn nó mang lại cho câu trả lời.5. nhận thức của tác động của tài liệuƠn gọi của một bản ghi nhớ là để thông báo tại một thời điểm nào đó, nhưng không quên rằng, thậm chí cả năm sau đó, nó có thể được sử dụng để buttress một thư mục hoặc được sản xuất trong một vài vụ kiện. Nó do đó có giá trị dấu vết. Soạn thảo, nghĩ rằng cho người nhận, nhưng cũng đến một có thể thứ ba mà có thể làm nổi bật của bạn ghi nhớ một ngày hoặc là...Danh sách kiểm tra với Mireille Brahic, sở đào tạo trong giao tiếp và tổ chức của tác phẩm, tác giả của 'Tốt hơn để viết chuyên nghiệp của bạn viết' (Phiên bản d'organisation).InBạn đọc một phần của các nhà máy mới

Kết quả (Việt) 2:

Một bản ghi nhớ là hữu ích cho việc truyền đạt thông điệp liên quan hướng dẫn hoặc hình thức tổ chức. Nhưng đối với tài liệu này phải được đọc và ghi nhớ, chúng ta phải luôn cải tiến nội dung và hình thức. Bằng cách sử dụng những giai điệu đúng!
1. Thích các yếu tố cụ thể
A dẫn bằng văn bản không được rời khỏi phòng để giải thích. Ví dụ, nó không phải là để đề cập đến một "hoạt động ít tuyệt vời", mô tả nó một cách chính xác. Ngoài ra, không gợi lên những "điểm khác nhau yếu" của các tổ chức của một đơn vị sản xuất; nó là thích hợp để liệt kê chúng triệt. Như vậy, không nói rằng 'điểm yếu không bị từ chối bởi các nhà sản xuất. " Thích công thức "Nhà sản xuất đã nhận ra họ.
"2. Tập trung vào các yếu tố cần thiết
Dù là chủ đề của các lưu ý, một số thông tin cơ bản cần thiết. Vì vậy, hãy kiểm tra các tài liệu đáp ứng không thể nhầm lẫn câu hỏi sau đây: Ai? Những gì? Làm thế nào? Bao nhiêu? Ở đâu? Khi nào? Ví dụ, ta không nói: "Việc giao hàng của chúng tôi mà nói," nhưng: "Việc giao hàng của nguyên mẫu X75. "Đối với ngày giao hàng, chúng tôi sẽ không đề cập đến" 15 điện "hay" càng sớm càng tốt ", nhưng" The 25 tháng 3 năm 2005 chậm nhất.
"3. Ở nhiều thông tin
Một bản ghi nhớ hoặc ghi nhớ không có một chức năng văn chương! Điều này làm cho ý nghĩa. Do đó, tránh các động từ "trống rỗng". Vì vậy, nó là tốt hơn để viết "mua" chứ không phải "để thực hiện mua" hoặc "loại bỏ" thay vì "có một xử lý." Ngoài ra, hạn chế việc sử dụng các trạng từ và tránh dư thừa, để giảm nhẹ gánh tối đa câu. Ví dụ: "Theo thỏa thuận (trên), trong vòng bốn năm (đến), nó sẽ được (hoàn toàn) hoàn thành dự án này mà chúng tôi đã (tất cả) làm việc (trong một cam kết đối ứng từ cả hai bên). (Và) tôi sẽ thêm ...
"4. Lựa chọn không cho các cụm từ ngắn
Đó là một thực tế: hơn 30 từ, một câu không dễ hiểu. Do đó cần phải tập trung vào súc tích, trong đó không có nghĩa là phải nhanh chóng. Ví dụ, đối với một nhân viên cũng thông báo, nó là tốt hơn để viết: "Việc sản xuất của hội thảo của bạn sẽ được kiểm soát để có được sự chấp thuận của các dịch vụ chất lượng" hơn là "Bạn sẽ có một điều khiển để được chấp thuận. "Quá mơ hồ một cụm từ có thể thực sự đặt câu hỏi hơn câu trả lời.
5. Hãy nhận biết về tác động của các tài liệu
Mục đích của một bản ghi nhớ là để thông báo tại một thời điểm nhất định, nhưng hãy nhớ rằng ngay cả năm sau đó, nó có thể được sử dụng để hỗ trợ một thư mục hoặc được sản xuất trong một trường hợp kiện tụng. Do đó, nó theo dõi giá trị. Trong các văn bản, suy nghĩ về người nhận, mà còn là một bên thứ ba có thể có thể làm nổi bật bản ghi nhớ của bạn một ngày nào đó ...
Danh sách kiểm tra thực hiện với Mireille Brahic, chủ nhà đào tạo về truyền thông và tổ chức công việc, tác giả của "Better viết văn bản chuyên nghiệp của bạn" (Editions d'Organisation).
In
Bạn đang đọc một bài viết trong L'Usine Nouvelle